COBIT 5: Traza el horizonte para tener alineado la TI con el negocio

Hoy en día ya casi todo el mundo ha trabajado o conoce los marcos de trabajo como COBIT, que ha ganado mucha popularidad a lo largo de estos últimos años como el framework ISO FACTO junto a ITIL para tener alineado tu departamento de TI con las necesidades del negocio.

Actualmente la mayoría de empresas aún tienen la resilencia de migrar a la versión 5 ya que han venido trabajando con la versión Cobit 4.1 sin ningún inconveniente, para ellos vale recalcar que no cabe echar de menos a la versión de COBIT 5 que propone nuevas herramientas y mejora de procesos que no estaban definidas en COBIT 4.1.

Cobit 5 ahora se ha desligado de concentrarse exclusivamente en manejar controles de los procesos de TI y ha tomado mayor importancia a lo que se refiere unidades Organizativas, la propia información, las políticas y reglas del negocio, infraestructura de TI, habilidades de los recursos humanos, así como la cultura y ética de las personas por lo que también debemos de incluir estos habilitadores en la toma de decisiones a la hora de implementar algún cambio o proyecto en nuestra organización.

Además de esto COBIT 5 propone la separación de Gobierno y gestión de TI por lo que debemos de tratar separadamente las actividades que se realizan en cada uno de estos macro procesos

Es por ello que es de gran importancia conocer el nuevo framework y última versión ya que trae nuevos conceptos que mejorarán nuestros departamentos de TI ya sea a corto o largo plazo.

Se espera que más empresas vengan adoptando esta nueva versión de COBIT y compartan las experiencias de trabajar con las nuevas mejoras que esta nos ofrece.

BMM un modelo que te ayudará a formar tu estrategia

Si aún no tienes bien en claro la estrategia en tu organización, y deseas formar o mejorar tu plan estratégico, o tener un mejor vistazo al panorama organizacional desde una perspectiva estratégica, este artículo te va a ser de buena utilidad.

El modelo de motivación del negocio (BMM) es una herramienta muy usada por arquitectos empresariales, planificadores estratégicos y gestores estratégicos, propuesta por el Object Managment Group (OMG) el cual nos brinda un modelo claro y preciso que tiene por finalidad representar la estrategia de nuestra empresa desde una perspectiva integradora.

Las principales ventajas de aplicar este modelo en nuestra organización son:

• Identificar los elementos que influencian la creación de nuestro plan del negocio.
• Identificar como estos elementos interactúan para tener nuestro plan correctamente alineado.
• Tener una única representación del negocio lo que permite mejorar la comunicación de la estrategia con nuestros colegas y stakeholders.

¿Cuáles son los elementos de un BMM?

Este modelo se divide en 5 componentes:

ENDS: Se determinan la visión así como las metas y objetivos que se derivan de esta.

·         Visión.- Se refiere al estado deseado futuro de la empresa (El cual la empresa espera llegar).

Ejemplo: Ser la empresa constructora líder del mercado nacional.

·         Metas.- Una sola imagen del futuro (visión) sería muy abstracta es por eso que se elaboran múltiples hitos para alcanzar la visión como último fin (se elaboran desde un punto de vista general).

Ejemplo: Llegar a superar las ventas de la competencia posicionándonos así en un buen sector de mercado.

Objetivos.- Un objetivo siempre tiene que ser S.M.A.R.T (específico, medible, alcanzable, realizable y temporal).

Ejemplo: Lograr incrementar las ventas en un 30% para el año 2017.

MEANS: Describe el significado de ser de la empresa y que acciones realizar para alcanzar nuestro fin. Esto a través de la misión, estrategia y tácticas.

·   Misión.- La misión determina lo que hacemos para lograr cumplir con  nuestra visión.

Ejemplo.- Brindar un servicio de construcción que eleve la calidad de vida de las personas.

Estrategia.- Las estrategias se relacionan directamente con nuestros objetivos, estos tratan de definir una acción inteligente para poder alcanzarlos.

·         Ejemplo 1.- Lograr desarrollar un plan estratégico en la empresa.

·         Ejemplo 2.- Lograr obtener una certificación ISO 9001.

Tácticas.- Es definida mediante una acción concreta (de manera específica) para lograr cumplir con nuestras estrategias.

Ejemplo 1.- Ofrecer capacitaciones generales con todos los colaboradores cada semana para explicarles la importancia de trabajar bajo un enfoque a la calidad.

Ejemplo 2.- Realizar la contratación de un consultor que se encargue del análisis GAP de nuestra organización en áreas críticas.

INFLUENCER.- Los influenciadores  son todos los eventos internos y externos que afectan a la organización y por ende a nuestra toma de decisiones.

Ejemplo 1: Aparición de un nuevo competidor en el mercado (influenciador externo).

Ejemplo 2: Aumento de la rotación del personal administrativo (influenciador interno).

ASSESSMENT: Se evalúa a los influenciadores previamente definidos, realizando un pequeño análisis FODA (SWOT ANALISIS) por cada INFLUENCIADOR que afecte en nuestros tanto a nuestros ENDS y MEANS. Estas evaluaciónes serán las encargadas de modificar en cadena nuestra estrategia.

INFORMACIÓN EXTERNA: Este componente se refiere a la información que se definió externamente y no forma parte de BMM pero si a otros estándares que afectarían directamente a nuestro modelo (OMG los define en modelos diferentes para cada uno: OSM para el meta-modelo de unidades organizativas, BPDM para el meta-modelo de Procesos de negocio y SBVR para el meta-modelo de Reglas de negocio cada uno tiene una documentación por separada).

¿Cómo empiezo a diseñar mi BMM?

Para el diagramado de BMM podemos usar herramientas sofisticadas, hasta el más simple diagrama en Microsoft Visio.

Una herramienta recomendada para el modelado de nuestro modelo BMM es el software de Select Business Modeler, herramienta que inclusive se integra con la notación BPM 2.0 (BPMN) y con el lenguaje de ejecución de procesos de negocio (BPEL).

Otra herramienta que nos facilitará el modelado BMM es la herramienta Visual Paradigm la cual hace muy fácil el diagramado de BMM y de fácil comunicación con los stakeholders.

 

Más si no nos interesa ninguno de estas herramientas (ya que para modelar BMM solo es necesario tener los conceptos bien en claros) podemos diseñar nuestro BMM en cualquier otro modelador de mapas como el Microsoft Visio.

Diseñando el BMM en la empresa donde trabajo.

CONCLUSIÓN

Como ya vimos el BMM puede ayudar a formar un camino para la creación de un plan estratégico, también con la realización del BMM podemos tener administrada nuestra estrategia, así como tener mapeados los elementos que favorecen o impiden la realización de nuestro fin último como empresa, la realización de nuestra Visión.

Fuente

Business Planning with Business Motivation Model (BMM) Diagram. https://www.visual-paradigm.com/tutorials/bmm.jsp

Select Business Modeler (BMM, BPMN). http://www.selectbs.com/analysis-and-design/select-business-modeler-bmm-bpmn

BMM Business Motivation Model. Object Managment Group. Mayo 2014.

El ciclo de mejora continua a través del modelo CSI y el ciclo de Deming

El modelo de CSI es un modelo creado específicamente para la medición de mejora continua del servicio que nos puede de ser de mucha ayuda para mejorar cualquier tipo de proceso.

Los pasos que describe el modelo CSI son los siguientes:

·         Paso 1: qué debemos medir

·         Paso 2: qué podemos medir

·         Paso 3: recopilar los datos necesarios.

·         Paso 4: procesar los datos (información).

·         Paso 5: analizar los datos (conocimiento).

·         Paso 6: proponer medidas correctivas (sabiduría).

·         Paso 7: implementar las medidas correctivas.

Relacionando este modelo con el ciclo de Deming PDCA tendríamos las fases de ambos vinculados como sigue:

PLANIFICAR:

·         Paso 1: Qué debemos medir

En este paso se analiza las estrategias de mejora, visión, necesidades del negocio y metas operacionales, teniendo un conocimiento más amplio del panorama al que se dirige la empresa.

·         Paso 2: Qué podemos medir

Este paso se enfoca en definir el proceso que se va a medir partiendo de la estrategia para mejorar ya identificada en el paso anterior (teniendo un panorama más amplio de las necesidades de la organización y en donde nos encontramos actualmente).

HACER:

·         Paso 3: Recopilar los datos necesarios.

En este paso nos preguntamos ¿Quién realiza el proceso? ¿Cómo es realizado? ¿Cuándo es realizado? de esta manera obtendremos los datos necesarios del proceso, el cual queremos mejorar.

VERIFICAR:

·         Paso 4: Procesar los datos (información).

En esta etapa con los datos recopilados por medio de una herramienta de análisis de datos depuraremos la información obteniendo la frecuencia de medición y unos datos más precisos para ser evaluados aplicando herramientas estadísticas.

·         Paso 5: Analizar los datos (conocimiento).

Los datos se analizan a través de tendencias, objetivos y mejoras requeridas del proceso de esta manera podemos proyectamos hacia iniciativas que puedan cumplir con la mejora del proceso. Es aquí donde encontramos a la gestión de indicadores.

ACTUAR:

·         Paso 6: Proponer medidas correctivas (sabiduría).

Realizado ya el análisis de datos se definirá iniciativas y planes de acción que nos ayuden a mejorar nuestro proceso. Estas iniciativas deberán de estar alineadas a nuestra visión (ya debe de haberse comprendido todo el panorama actual de nuestra organización en el Paso 1)

·         Paso 7: Implementar las medidas correctivas.

Con el plan de acción para mejora definido procedemos a implementarlo siguiendo las buenas prácticas definidas por la organización, de esta manera logramos obtener la culminación de mejora del proceso

Siguiendo la metodología tendríamos el proceso mejorado a través del ciclo PDCA aplicando el modelo CSI, metodología que nos ayuda a tener en detalle que pasos realizar para cumplir con la mejora continua.

Fuente:

Mejora continua del servicio (CSI). Universidad Tec Virtual del Sistema Tecnológico de Monterrey. México, 2012.

Proceso de Mejora CSI. ITIL V3. http://itilv3.osiatis.es/proceso_mejora_continua_servicios_TI/proceso_mejora_csi/introduccion_objetivos.php.